Об обмене документами в электронном виде
Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:
Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.
Использование телекоммуникационных каналов связи позволяет не только осуществлять сдачу отчетности, но и обмениваться неформализованными письмами в виде вложений с электронной подписью. Сервис неформализованного документооборота с ПФР называется «Письма ПФР». Он позволяет вести переписку, обладающую юридической значимостью, в электронном формате.
Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:
Не знаете свои права?
Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:
На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.
Заявление на подключение к электронной отчетности с ПФР необходимо заполнять только после выбора уполномоченного представителя или центра по оказанию услуг по обмену данными. Это условие является обязательным, так как в соглашении должны быть прописаны сведения об этой компании. Помимо того, нужно указать следующую информацию:
Иногда бланк заявления заполняется специалистами выбранного оператора ЭДО после подписания договора о предоставлении услуг электронного документооборота. Документ включает два раздела: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей.
Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР можно скачать на официальной веб-странице ПФР. Кроме того, форма может быть получена в территориальном подразделении фонда по месту нахождения организации. При заполнении соглашения следует внимательно указывать все требуемые сведения. При обнаружении ошибок специалисты Пенсионного фонда вынуждены будут вернуть документ на доработку, а срок подключения перенести.
Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР. Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.
На сегодняшний день свыше 80% страхователей перешли на электронный документооборот с Пенсионным фондом России. Электронный документооборот - это удобно как для страхователя, так и для ПФР. Он позволяет экономить время, бумагу и помогает оперативно выявлять и исправлять ошибки в отчетах.
ПФР рекомендует всем организациям переходить на электронный документообмен. При этом отчеты можно приносить в ПФР в электронном формате с электронной подписью лично или пересылать по телекоммуникационным каналам связи.
Страхователи обязаны предоставлять в ПФР на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также по всем сотрудникам по единой форме отчетности, утвержденной Постановлением Правления ПФР , который зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 18.02.2014 года. Отчетность по единой форме сдается ежеквартально .
Постановлением ПФР РФ от 1.02.2016 № 83п была введена новая форма отчетности в ПФР - это сведения о застрахованных лицах . Предполагается, что с апреля 2016 года организации обязаны ежемесячно предоставлять следующие сведения по каждому сотруднику:
Программное обеспечение для заполнения отчетных форм имеется в общем доступе на интернет-ресурсах Пенсионного фонда России. Данные программы позволяют не только создавать отчеты, но и проверять их на наличие ошибок, что значительно облегчает организациям процесс подготовки и сдачи отчетности.
Индивидуальный (персонифицированный) учет представляет собой ведение реестра сведений о застрахованных лицах для реализации их пенсионных прав согласно законодательства Российской Федерации. Все застрахованные лица должны быть учтены в системе ОПС, то есть иметь лицевой счет и получить страховое свидетельство.
Сведения о заработной плате, начисленных и выплаченных страховых взносах за застрахованных лиц, об их страховом стаже подаются согласно данным бухгалтерского учета и кадровых документов, подтверждающих условия труда застрахованного лица.
Представляются каждый квартал в территориальные органы Пенсионного фонда по формам, утвержденным Правлением ПФР.
Организации предоставляют о всех застрахованных лицах следующие сведения :
Работодатели, которые выплачивают заработную плату физическим лицам, должны рассчитать и перечислить страховые взносы в государственные внебюджетные фонды. Расчет взносов осуществляется по мере начисления оплаты труда, а перечисление взносов нужно производить в следующем месяце до 15-го числа .
По итогам отчетного периода страхователи обязаны отчитываться в Пенсионный фонд по начисленным и уплаченным взносам, то есть ежеквартально. Прием отчета 1 осуществляют органы Пенсионного фонда РФ по месту нахождения организации .
Отчет РСВ-1 ПФР сдают те страхователи, которые выплачивают зарплату и иные вознаграждения на основании трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера.
Итак, отчетность по взносам ОПС и ОМС в Пенсионный фонд должны сдавать:
Важно знать, что организации и их подразделения обязаны отчитываться в ПФР, даже если в отчетном периоде зарплата и иные вознаграждения не начислялись.
Постановлением Правления ПФР от 4 июня 2015 г. N 194п была утверждена РСВ-1 ПФР - новая единая форма расчета по начисленным и уплаченным . Организации начали подавать новую форму РСВ-1 ПФР, начиная со сдачи отчетности за второй квартал 2015 года. Единая форма отчетности РСВ-1 ПФР была введена для всех категорий страхователей, производящих выплаты и прочие вознаграждения физическим лицам. В отчете освещается информация по взносам на ОПС и ОМС, начисленным и уплаченным в отчетном периоде. Также в форму вносятся данные персонифицированного учета.
Если последний день срока сдачи выпадает на выходной или праздничный день, то последним днем сдачи считается следующий за ним рабочий день.
Переходя на электронный документооборот, страхователь получает ряд следующих преимуществ :
Для предоставления отчетности в электронном виде требуется электронная подпись
(ЭП) руководителя организации. Использование ЭП лицом, которое не является ее владельцем, недопустимо.
Для того, чтобы перейти на электронный документооборот организация должна обратиться в Пенсионный фонд и оформить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота» . Также необходимо выполнить следующее действия :
Для проверки готовности к началу работы необходимо произвести тестовый обмен сообщениями с Пенсионным фондом, после чего уже перейти на постоянную рабочую деятельность.
Порядок электронного документообмена по телекоммуникационным каналам связи с ПФР заключается в следующем:
В случае необходимости территориальные органы ПФР и страхователь имеют возможность обмениваться письмами и запросами через телекоммуникационные каналы связи в произвольной форме . Эти документы также подписываются ЭП, и подтверждением их доставки является квитанция (уведомление).
Все документы с ЭП, в том числе и уведомления, остаются в архиве электронного документооборота.
Сегодня, каждому страхователю, важно своевременно и качественно подавать , поскольку непредставление отчетности в срок грозит ему немалыми штрафами .
Электронный документооборот - это очень надежный, быстрый и экономически выгодный способ общения с ПФР, который существенно облегчает процесс сдачи отчетности в Пенсионный фонд.
Работа системы электронного документооборота с ПФР в нашей стране хорошо отлажена. Несмотря на это, Пенсионный фонд России рекомендует страхователям не отправлять отчетность в последний день, а осуществлять ее доставку заблаговременно, что позволит устранить ошибки, если таковые имеются.
Сейчас электронный документооборот используется Пенсионныйм фондом повсеместно, уверенно вытесняя иные формы подачи квартальной отчетности о начислении и уплате страховых платежей. О предпочтительности использования телекоммуникационных технологий для этих целей свидетельствуют два факта:
Электронный документооборот с ПФР:
Подключение к электронному документообороту с ПФР требует наличия:
Для его получения следует обратиться к специализированному учреждению.
Сегодня рынок наполнен предложениями компаний, предоставляющих услуги:
Для начала необходимо провести следующие организационные действия:
Документы для подключения к электронному документообороту ПФР потребуются такие:
Форма договора с ПФ стандартна. Ее можно скачать на официальном сайте его территориального органа. Названные договоры со специализированной организацией по своей юридической природе являются договорами присоединения.
Соответственно, они не предполагают возможности внесения клиентом правок. Они могут быть объединены в одно комплексное соглашение.
ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:
Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.
Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.
Организациям и предпринимателям, которые сдают отчетность в электронном виде , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не платить штрафы за просрочку.
Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.
Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:
Чтобы подключить услугу, вам необходимо:
Если данные в заявке верны, мы в течение 3 рабочих дней после её получения рассчитаем стоимость заказанных услуг в соответствии с опубликованными на нашем сайте действующими расценками и произведем перерасчет абонентской платы с периода, в котором подключена услуга (согласно п. 2.3 Порядка оплаты услуг в Системах ЭДО).
В соответствии с Распоряжением Правления ПФР № 190р от 11 октября 2007 г. отправлять документы в УПФР в электроном виде можно, только если вы заключили с УПФР «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».
Текст соглашения можно загрузить на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации или получить в вашем УПФР.
Чтобы представлять отчетность в УПФР по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области так же необходимо:
Мы можем подключить услугу в указанную вами дату, если:
Мы также готовы приехать к вам и помочь настроить программу. Чтобы пригласить специалиста «Такскома», позвоните нам по телефону (495) 730–73–45 или напишите на адрес
Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Подробнее об этих тонкостях в материале.
Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.
Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.
Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.
Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.
Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:
После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.
В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.
Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.
Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.
Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.
Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.
После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.
Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности
Заявление стандартной формы